Centrale plek voor (inkomend)papier

Organiseren is voor mij lastig als ik niet een vaste plek heb voor hetgeen wat ik wil opbergen, ook moet het in het "perfecte" systeem zitten, en omdat ik dat niet heb berg ik het niet op. Als het binnen kwam, kwam het op een stapel terecht die met de dag groter werd, totdat hij te groot werd en mij ging irriteren en dan legde ik het papier ergens in een lade (of kast) waar ik het niet meer zag en het dus helemaal vergeten werd...

Op deze manier kwam het wel eens voor dat ik een rekening niet op tijd betaald had. Ik kreeg dan een herinnering binnen en moest door de hele stapel naar die rekening zoeken en als nog betalen. Dan moet ik het maar ook gelijk doen anders kwam hij weer op de stapel terecht... Dit werkt natuurljik niet. Ik ben dan ook op zoek gegaan naar de "juiste" manier...

Document map

Maar wat is nou de "juiste" manier van het sorteren van (binnenkomend)papier? Ik zou het niet weten! Er is namelijk geen "juiste" manier. Er is alleen maar de manier die voor jouw werkt! 
Zo liep ik een keer bij de Action op zocht naar de "juiste" manier. Ik liep dan ook alle paden langs om te kijken of er iets was wat mij kon helpen. Mijn eerste idee was zo'n hout kistje waar je dan weer documentfolders in kon zetten maar dat hadden ze (toen) niet. Dus, ik ben verder gaan zoeken en kwam terecht bij de document mappen. Dit zijn mappen met tabbladen waar je dus makkelijk je papier in kan sorteren maar een nadeel hiervan is dat ik ze toch "ergens" in moest zetten (anders vallen ze om) of neer moet leggen (maar dat vond ik te veel plek in beslag nemen). 

Maar toen kwam ik de staande document mappen tegen. Ja! Dit is hem! Dacht ik gelijk.
Deze document mappen zijn in twee variaties. De tabbladen zijn ben de ene doorzichtig en de andere gekleurd. Voor mijn centrale plek voor papier heb ik besloten om de gekleurde tabs te nemen zodat het meer opvalt. Deze document map kost € 1,69. 

De tabbladen

Om de tabbladen de juiste labels te geven heb ik eerst even goed nagedacht waar ik deze map nou voor wil gebruiken. Het is voornamelijk voor mijn inkomende post maar ook dingen die ik uitprint om later (nogmaals) te lezen of uit te werken. Ik heb daarom voor de volgende labels gekozen. 

1. Te betalen: Hier komen dus alle rekeningen in die ik nog moet betalen. 
2. Todo: Alles wat ik nog moet doen en/of verwerken komt hierin. 
3. japatish: Ik heb natuurlijk een eigen bedrijf en dit houd ik gescheiden van privé dus deze krijgt ook een eigen tab.
4. Facturen: Dit zijn de facturen en/of bonnetjes die ik nog moet verwerken in mijn boekhouding.
5. To file: Alles wat ik dus op moet bergen bij alle andere papieren (dus de papieren die je moet bewaren).
6. To shred: Alle papier wat door de papiervernietiger moet. 
7. japati: Hier gaat alles voor mijn blog in. 
8. Misc: Hier gaat papier in wat ik nog niet precies weet wat ik er mee moet doen. 

(Ja, ik gebruik Nederlands en Engels door elkaar heen... Ik weet ook niet precies waarom misschien omdat ik vaak het Engelse woord wel weet maar het Nederlandse niet...)

Als ik dus post krijg, of iets uitprint, dan kijk ik wat het is en stop het dat in de document map. Één keer per week loop ik dan alle tabjes door. Ik begin bij het "te betalen" tab en zorg dat ik alle rekeningen betaal en stop dan de rekening in de "To file" tab en ga naar de volgende tab "todo" en werk daar alle documenten weg en ga weer naar het volgende tabje. Als er iets in zit waar ik nog niets mee kan doen dan stop ik hem weer terug en kijk er volgende week naar. 

De document map staat momenteel bij mijn bureau in het raamkozijn. Dit is namelijk de plek waar ik vaak zit als ik door de map heen ga. 

Conclusie

Dit systeem werkt voor mij heel goed! Sinds ik dit systeem gebruikt ben ik totaal niet meer vergeten om een rekening te betalen en werk al mijn todo's uit. Ook het papier wat ik op moet bergen wordt steeds netjes naar de juiste mappen verplaatst en ik heb geen last meer van stapels papier ergens in een lade of kastje (of zelfs op mijn bureau). 

Voor mij dus het "juiste" systeem!

Heb jij ook een systeem voor het sorteren van je papier? Laat het weten in de reacties!